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管理信息化解决方案之OA


1、什么是OA办公自动化系统?

OA,即Office Automation ,办公自动化系统的意思。它随技术的发展而发展,随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化。在技术发展过程中的每一个阶段,人们给OA赋予了不同的内容和含义,技术与管理的进步给OA打下了每一步发展的历史烙印。不同行业、不同层次的人对OA的看法和理解也各有不同。
对于领导而言,OA是决策支持系统(DSS)。OA运用科学的数学模型,结合企业内/外部的信息为条件,为领导提供决策参考和依据;

对于中层管理者而言:OA是信息管理系统(MIS),OA利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理“信息”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;
对于普通员工而言:OA是事务/业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快地工作。

OA是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和思想,并以软件形式呈现。

2、单位实施OA办公自动化系统有何意义?

OA系统可帮助企事业单位实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力,强化领导的监控管理,有效管理起有形设备等、无形(业务信息、知识)资产,避免资源流失;实现各种公文、事务、业务流程的流转、审核、签批等自动处理,促进管理的电子化、规范化与现代化,完美整合了组织内部的信息流。说明如下:

1、建立内部的通信平台。建立单位内部的邮件、短信、手机短信等系统,使单位内部通信和交流快捷通畅。

2、建立信息发布的平台:在单位内部建立有效的信息发布平台,例如通知公告、新闻发布、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在单位内部员工之间有效的传播。

3、协同工作流管理:变革单位传统办公模式,单位的公文管理、合同管理、会议管理、采购管理、审批管理等各种事务、业务性流程均通过电子化方式流转,完成后可进行查询、汇总、报表、分析、归档。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥协同工作流的功能实现单位内各部门的工作流转,减少中间环节,提高办公效率,规范内部管理。

4、文档管理的自动化:可使各类文件、知识、信息等文档能按权限保存、共享和使用,并方便检索。实现文档管理自动化后,如新进员工,只要给他一个身份帐号,他进入系统就可以在权限范围内看到积累下来规章制度、各种技术文件等等,这样就减少了很多培训环节。

5、辅助办公:如会议管理、车辆管理、办公用品、图书管理、固定资产等,涵盖了日常办公的各个方面。

6、实现分布式办公:变革了传统的集中办公模式,扩大了办公区域,通过网络可实现全球联网移动办公。

7、建立信息集成平台:现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着经营管理业务重要数据,对企业的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立的、静态的,智能网络办公系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务系统数据集成进去,实现资源整合,提高企业整体反应速度。

8、节省办公费用支出:节省纸张、通信、打印、复印、传真等费用,减少人力资源浪费,全面降低办公成本,真正实现无纸化办公,是实现管理现代化的标志。

9、搭建知识管理平台:系统性利用单位积累的信息资源、专家技能,改进创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质,充分激活单位的计算机、网络等投资资源。

10、增强领导监控能力:强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,减少差错、防止低效办公。

3、现代办公OA软件有何特征趋势?

随着计算机技术和通信技术的发展,单位对OA系统要求越来越高,而国内知名软件厂商管理软件开发的经验也越来越丰富,技术越来越成熟,现代的办公OA软件呈现以下特征:

1、技术更加先进,功能更加丰富。传统的办公OA,人们就会想到公文管理,而现在的网络办公软件,已经涉及到单位内部管理的各个方面,各种辅助办公模块的使用,各种事务、业务流程的使用等,更多的单位使用办公系统是用来管理各种业务流程和数据,甚至很多单位用于客户管理、进销存管理、目标绩效考核管理等。

2、操作更加简便。功能强大,傻瓜式操作,无须专业培训,即可快速上手使用,这是绝大多数单位OA应用的需求。如通达OA软件,全部只有30MB左右,3分钟下载,1分钟便可安排搭建单位综合办公系统。在操作的每一步,提供了丰富的联机帮助说明,提供WORD格式、视频格式等电子教程,掌握起来十分容易。

3B/S架构软件,直接可以通过浏览器访问,客户端无须安装任何软件,即可实现全球移动办公。

4、手机办公与即时通讯。随着3G技术的开通和应用,手机移动办公将成为现实,而且OA系统集成类似腾讯RTX的功能,可以实现即时消息发送、文件传递、开机自动登陆与任务提醒、远程桌面控制等功能。
5
、系统更加智能,功能更加强大。办公系统的最终目标是实现单位的规范管理、资源共享、知识化平

界面风格

系统登陆

支持各种IE浏览器、PDA手机登陆、OA精灵自动登陆与提醒三种模式。

软件界面

支持用户自由拖拽设置;用户可灵活设置界面风格;可控制哪些模块在桌面显示与关闭等。

用户设置

可自定义组、可自定义登陆名、可查看登陆日志、人员关注、可自定义头像昵称等。

安全登陆

支持通过USB加密锁、动态密码卡、CA安全认证等方式登陆,支持SSL128位加密传输。

RSS咨讯

可以方便设置其它网站RSS信息的集成与调用。

生日提醒

可设置员工生日提醒并在桌面上显示。

天气预报

支持动态显示天气预报,用户可自行设置默认天气预报的城市。

界面风格

风置了清新、粉红、大字体等8套风格界面,用户可自行选择更换,单位可行修改风格模板。

安全措施

安全登陆

支持通过USB加密锁、动态密码卡、CA安全认证等方式登陆,支持SSL128位加密传输。

同时登陆

可设置用一用户是否在同一时间,不同的地方进行登陆系统。

强制退出

可设置不活动用户多长时间自动强制退出,节省系统资源。

电子印章

支持在Office文档、工作流表单中加盖电子印章,经国家公安部和密码委员会认证。

手写签章

支持在Office文档、工作流表单中使用手写印章,经国家公安部和密码委员会认证。

印章管理

支持本机、数据库、USBKEY三种方式保存印章,可自行修改印章密码,可查看印章使用日志。

密码设置

支持管理员定义密码复杂程度,设置密码定时过期,管理员可以清空人员密码。

系统日志

管理员可查看全局日志,其它可查看本人登陆使用日志,特殊模块如工作流有专门日志记录。

加密传输

完美平台版以上软件支持HTTPS SSL128位加密传输,进一步提高系统安全性。

安全资质

中国兵器工业信息中心取得军事涉密软件开发资质,有数十项安全措施,确保系统安全运行。

扩展功能

集成RTX

支持与腾讯RTX集成使用,也可以使用通达自带的IM工具,进行即时沟通。

即时通讯

软件提供即时通讯组件,可实现点对点消息发送、文件传递、群组功能等。

菜单定制

管理员可以自定义菜单,可修改功能菜单名称、位置,可外挂各种软件并定义菜单链接。

智能搜索

支持智能一键式搜索,输入内容,即自动在文件柜、邮件系统、论坛等模块搜索文件。

支持倒计时设置,可以设置倒计时在提醒在桌面上强制显示。

字段定义

可以自定义字段,设置自定义字段的类型,是否允许搜索等,可以方便对系统功能扩展。

字段修改

提供系统自定义代码的修改功能,可以对原有的功能代码进行即时修改。

便签功能

桌面放置便签功能,便于临时记录资料。记录的便签内容可以自动保存。

开放与整合

系统整合

在对方软件开放数据的情况下,可以方便地实现系统整合与数据集成。

单点登陆

在对方系统开放数据结构的情况下,很方便地实现与系统系统的单点登陆与应用。

软件源码

开放30%-70%的软件源代码,可进行二次开发,提供深入二次开发指导,便于个性化应用。

开放数据

开放全部数据结构,提供管理员数据库管理工具,方便数据的集成与调用。



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