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企业如何挑选成熟的OA系统?

ag旗舰厅金融科技2018-06-21行业动态

 在以前企业如果想要实现协同办公,通常只能由企业自行单独部署服务器,不仅要花费大量的时间而且成本还不低,因此仅适合于一些有着刚性需求的大型企业使用,中小型企业只能望洋兴叹。而现在OA系统流行,企业只需要按期缴纳固定的费用便可以轻松使用协同办公、项目管理等诸多功能,非常方便。

  所谓OA,是Office Automation的简称,中文意思是指办公自动化,这是一种与互联网紧密结合的新型办公方式,也是目前非常流行的一种办公趋势,那么企业应当如何挑选成熟的OA系统呢,接下来企业服务汇就来给你提供一些挑选的建议。

  ➤企业如何挑选成熟的OA系统?

  我们可以从OA系统的协同办公功能、项目管理功能、职能模块功能以及费用这四个方面作出重点考察。

企业如何挑选成熟的OA系统?

  (一)OA系统协同办公功能

  考察OA系统的协同办公功能,主要可以从三个方面进行评测,分别是沟通协作功能、办公工具和移动办公能力。

  1.沟通协作功能:其目的主要是促进公司团队成员之间的密切合作与交流,企业可以考察是否在系统内提供一对一、一对多、添加通讯录、内置语音通话、发布图文动态、相互评论动态等即时通讯功能,以及是否安排会议室、预定会议室、开展视频/电话会议等灵活的会议室管理功能。

  2.办公工具:通过内嵌或外部集成常见的效率工具实现高效率办公,企业可以考察该OA系统支持多少种效率工具(最常见的例如企业云盘、云笔记、钉钉等)的内嵌或外部集成使用,每一种效率工具的使用权限、功能设置、文件共享等是否都有涉及。

  3.移动办公能力:主要是在手机上使用该OA系统的能力,企业可以考察该OA系统是否支持在手机端网页、Android和iOS APP以及主流的第三方平台如微信、钉钉中使用。

  (二)OA系统项目管理功能

  考察OA系统的项目管理功能,主要可以从两个方面进行评测,分别是任务管理功能和个人管理功能。

  1.任务管理功能:任务管理即将大的战略性目标分解成为一个个的小目标,然后再根据任务具体内容的紧急程度和重要程度将其分配到具体的执行部门或者个人,其主要是遵循“分解任务-分配任务-追踪任务-统计任务”这样的一套管理流程来实现,企业可以对该OA系统是否支持此功能进行重点评测。

  2.个人管理功能:个人管理即个人在OA系统中记录自己完成任务的情况,这可以帮助企业管理者及时了解任务完成进度。

  除此之外,现在的主流OA系统一般都会提供一些项目管理模板以方便企业使用,关于模板的种类和数量也是一个值得考察的要素。

  (三)OA系统职能模块功能

  OA系统的职能模块功能,它是指OA系统提供给特定的部门和团队才适合使用的功能模块,例如财务部门适合使用的财务系统功能模块、HR部门适合使用的人事系统功能模块、行政部门适合使用的行政系统功能模块、CRM团队适合使用的CRM系统功能模块以及该OA系统是否支持企业集成外部常用的系统,这也是需要根据自己的实际需求需要重点考察的一点。

  (四)OA系统收费情况

  目前市面上主流的OA系统例如Teambition、Worktile、泛微eteams等的收费模式一般是提供免费和付费两个版本的服务,在一定的时间期限、规定人数以及文件云存储容量范围内可以免费试用;而至于企业需要使用更高级更全面的功能服务则需要付费购买才能实现。另外有些OA系统还会提供一些需要额外单独付费才能实现的增值服务,例如电话会议、短信功能等,具体可参见各个OA系统的官网。

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